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Come raccogliere ed analizzare il feedback dei dipendenti per migliorare la loro soddisfazione

By 18/03/2019 May 25th, 2020 No Comments

I dipendenti passano la maggior parte del loro tempo in ufficio, e per questo motivo hanno bisogno di un lavoro che li renda felici. La soddisfazione nel posto di lavoro non è solamente un sogno per i dipendenti. Infatti, sempre più persone cercano impieghi più soddisfacenti, anche a costo di ricevere uno stipendio più basso. La ricerca della soddisfazione nel posto di lavoro può costare cara alle aziende che non hanno una forte cultura aziendale. Infatti, il turnover del personale attacca direttamente i profitti delle imprese. Per questo motivo molte aziende stanno cominciando a trattare il proprio personale come clienti, cercando di ottenere coinvolgimento, lealtà e advocacy. Il primo passo per costruire una sana cultura lavorativa consiste nel raccogliere e analizzare il feedback dei dipendenti. 

Il feedback dei dipendenti ha diverse forme. In questo blog, parleremo dei concetti base di employee feedback e spiegheremo come raccogliere, analizzare e applicare il feedback dei dipendenti in modo efficiente per migliorare il livello di soddisfazione del personale nella tua azienda.

  • Employee satisfaction feedback 
  • L’importanza di raccogliere employee satisfaction feedback 
  • Metodi di raccolta e analisi del feedback 
  • Come utilizzare il feedback in modo efficiente 

Employee satisfaction feedback 

Employee satisfaction feedback consiste nel coinvolgere i dipendenti e spronarli a condividere i loro punti di vista con i manager. Lo scopo di questo tipo di feedback è migliorare il livello di soddisfazione dei propri dipendenti. 

Il feedback dei dipendenti offre una visione d’insieme sullo stato dell’azienda e indica i punti che richiedono miglioramento. 

Mantenere un alto livello di soddisfazione tra i dipendenti è un ottimo obiettivo in sé, ma ha anche molti altri vantaggi. Infatti, il turnover dei dipendenti è costosissimo per le aziende, che sono costrette a cercare e formare nuovo personale. 

Una relazione di Gallup stima che il turnover dei dipendenti costi alle aziende americane $1 trilione all’anno. Trovare un nuovo dipendente costa tra 1.5 a 2 volte di più che trattenerne uno. 

Alcune aziende credono che il turnover dei dipendenti sia una parte integrante ed incontrollabile del mercato. Dal nostro punto di vista, questa è una convinzione sbagliata e molto costosa. 

Più della metà dei dipendenti che hanno volontariamente cambiato lavoro hanno riferito che il loro datore di lavoro sarebbe potuto intervenire per impedire loro di andarsene. Più della metà degli intervistati ha riportato che nessuno dei superiori all’interno dell’azienda ha dimostrato interesse nei loro livelli di soddisfazione nei tre mesi prima di scegliere di cambiare lavoro. 

Nessuno ha chiesto ai dipendenti di parlare della loro esperienza all’interno dell’azienda – e loro se ne sono andati 

Il segreto per ridurre il livello di turnover è chiedere ai propri dipendenti di descrivere la propria esperienza all’interno dell’azienda e con i propri colleghi. In questo modo i manager riusciranno a comprendere cosa motiva i propri dipendenti, ma anche quali sono i loro obiettivi e le loro esigenze.

Questo è l’unico modo per creare un ambiente lavorativo che attrae e trattiene talento. I dipendenti hanno bisogno di essere motivati ed apprezzati per sentirsi coinvolti all’interno dell’azienda. Quindi, raccogliere employee satisfaction feedback è fondamentale per migliorare la cultura lavorativa delle aziende e trattenere i dipendenti. 

L’importanza di raccogliere il feedback dei dipendenti

Raccogliere feedback significa investire nella soddisfazione dei propri dipendenti. Perché? Semplice: avere dei dipendenti soddisfatti è fondamentale per il tuo business.

employee Feedback - Employee Satisfaction Effect on KPIs

Source

I dipendenti soddisfatti:

  • Sono più produttivi e prendono meno giorni di vacanza
  • Rimangono nell’azienda più a lungo
  • Migliorano la customer experience
  • Sono i più grandi sostenitori dell’azienda 

Inoltre, avere la reputazione di essere un buon datore di lavoro è molto importante per le aziende. Infatti, i migliori talenti cercano le migliori aziende e sempre più frequentemente chi è alla ricerca di un lavoro consulta siti di recensioni di aziende come Glassdoor, Comparably e altre pubblicazioni online che classificano le aziende. Questi tipi di recensioni permettono ai professionisti di essere selettivi durante la ricerca di un lavoro. 

Glassdoor pubblica relazioni annuali che indicano le migliori aziende in cui lavorare. Per questo motivo molte imprese hanno cominciato a trattare il proprio personale come dei clienti, creando esperienze personalizzate, utilizzando sentiment analysis per capire le loro opinioni ed incoraggiandoli a condividere recensioni e feedback. 

Le aziende conoscono l’importanza di avere clienti soddisfatti. Adesso stanno cominciando a capire l’importanza di avere dipendenti soddisfatti. 

Metodi di raccolta ed analisi del feedback 

È possibile raccogliere feedback dei dipendenti in molti modi diversi. Ecco nove strategie per cominciare ad ascoltare i dipendenti.

Sondaggi anonimi 

Questo è il modo più semplice e diffuso per raccogliere feedback dei dipendenti. Il carattere confidenziale di questo metodo permette ai dipendenti di esprimere le loro opinioni senza alcun timore. 

I questionari possono essere creati in azienda o utilizzando piattaforme esterne e possono essere distribuiti tramite email o altre piattaforme di comunicazione interna come Slack:

slack

Sondaggi non anonimi

I sondaggi anonimi non permettono ai leader di identificare i dipendenti che hanno dei problemi all’interno dell’azienda. Per questo motivo i sondaggi anonimi possono essere improduttivi ma anche dannosi per la cultura aziendale. 

I manager hanno bisogno di sapere chi tra i propri dipendenti si sente isolato, sottovalutato e infelice. Solo in questo modo i dirigenti dell’azienda sapranno come migliorare la loro situazione. 

Shane Snow, co-fondatore di Contently, ha dichiarato che il suo team ha deciso di liberarsi dei sondaggi anonimi perché ampiamente dannosi per l’azienda. Il suo team è determinato e vuole rimpiazzare paura e atteggiamenti difensivi creando una cultura basata su feedback aperto, onesto e rispettoso.

Pulse survey

I sondaggi annuali svolgono un ruolo importante nella raccolta di feedback dei dipendenti, ma non sono il modo più efficace per identificare i cambiamenti da attuare all’interno dell’azienda. 

I pulse surveys rappresentano un nuovo modo per raccogliere feedback e consistono in questionari più brevi e distribuiti più frequentemente. 

Tipicamente, i pulse surveys contengono 5-10 domande sul livello di motivazione, abilità di gestire il carico di lavoro e soddisfazione all’interno dell’azienda. Grazie alla distribuzione frequente di questi questionari, i leader aziendali hanno la possibilità di misurare il livello di soddisfazione dei dipendenti in tempo reale. Questo permette ai manager di identificare cosa deve essere migliorato all’interno dell’azienda per aumentare il livello di soddisfazione del personale.

TINYpulse è una pulse survey solution che permette di creare e distribuire questo tipo di sondaggi all’interno delle aziende:

Employee feedback - TinyPulse

Se mandati troppo spesso però questi sondaggi possono avere l’effetto contrario. Ogni azienda deve trovare il proprio equilibrio e mandare i questionari a seconda delle proprie esigenze. In altre parole: pensa al tuo team. 

Mix di domande aperte e chiuse 

Le domande chiuse permettono di identificare informazioni specifiche che possono essere facilmente riportate. Questo tipo di domande rendono i questionari molto brevi e veloci da completare. Questo metodo però non permette ai dipendenti di condividere i dettagli della loro esperienza all’interno dell’azienda. Le domande aperte consentono ai dipendenti di esprimersi più liberamente permettendo ai leader di avere uno sguardo più approfondito sulle opinioni del personale. employee feedback - Open Ended Questions Graphic

Source

Indipendentemente dal design del questionario, le domande dovrebbero sempre mirare a fornire un feedback costruttivo. 

Il feedback costruttivo consiste in una descrizione dettagliata dell’esperienza lavorativa. I dipendenti devono essere incoraggiati a fornire dettagli su come la loro esperienza lavorativa sia stata influenzata dalle politiche aziendali. 

Cassetta dei suggerimenti

employee feedback - Suggestions Box

Source

Questo è un modo molto semplice per incoraggiare il feedback dei dipendenti. I dipendenti che sono riluttanti a esprimere le loro idee hanno bisogno di una piattaforma in cui possano esprimere i loro pensieri liberamente. 

La cultura aziendale ideale dovrebbe essere basata sul rispetto e sull’ascolto e non dovrebbe avere bisogno di una scatola per suggerimenti anonimi. In alcuni casi, però, alcuni dipendenti potrebbero sentirsi più a proprio agio con questo approccio. 

Questo è il modo più semplice per iniziare a raccogliere feedback dai dipendenti senza utilizzare strumenti più avanzati.  Questo metodo, però, funzionerà solamente se la cassetta verrà controllata regolarmente.

Feedback meetings 

I feedback meetings rappresentano un ottimo modo per avvicinare management e staff. 

Per fare in modo che queste riunioni siano efficaci, le aziende devono preparare il proprio personale ad ascoltare e comunicare apertamente. Infatti, molte imprese hanno cominciato ad offrire corsi di comunicazione per incoraggiare i propri dipendenti a condividere le proprie idee all’interno dell’azienda. In questo modo i manager hanno la possibilità di creare una cultura aziendale basata su rispetto e comprensione reciproca. 

Inoltre è importante rendere queste riunioni divertenti e coinvolgenti in modo che i dipendenti non vedano l’ora che arrivi questo momento di condivisione. Il tuo team deve sentirsi coinvolto, apprezzato e soprattutto ascoltato. 

Le riunioni individuali sono importanti tanto quanto le discussioni di gruppo. L’unico modo per capire come stanno i tuoi dipendenti è parlarne insieme. Parlare individualmente con ogni dipendente dà la possibilità ai leader di comprendere il loro livello di soddisfazione, ma anche di dimostrare apprezzamento nei confronti del loro lavoro. 

Il feedback deve andare in due direzioni: i manager devono condividere il loro feedback con i dipendenti e viceversa. Questa dinamica permette ai leader di creare una cultura aziendale basata sul dialogo e sulla comunicazione. 

Trova dei modi per aumentare la partecipazione 

Partecipare ad un sondaggio è noioso, e per questo è importante trovare dei modi per rendere la partecipazione più divertente e coinvolgente. 

Un modo molto semplice per aumentare il livello di partecipazione è il seguente: crea dei questionari brevi e veloci da compilare. In questo modo riuscirai a ridurre il tasso di abbandono del questionario. 

Un altro modo divertente per incoraggiare la partecipazione è l’utilizzo di incentivi. Pensa a degli incentivi che potrebbero incoraggiare i dipendenti a compilare il tuo questionario. Piattaforme come Perkbox possono essere utilizzate per creare un programma di ricompense con l’obiettivo di stimolare la condivisione di feedback: 

TinyPulse

Source

E ricorda che un semplice “grazie” fa la differenza. 

Poni degli obiettivi specifici 

È importante avere dei chiari obiettivi prima di cominciare la raccolta dei dati. Inoltre, è fondamentale stabilire KPI specifici per creare sondaggi efficaci. 

Ogni dipendente ha una storia e un’esperienza diversa, per questo è importante realizzare i sondaggi tenendo conto delle differenze all’interno dell’azienda ma anche tenendo a mente l’obiettivo della raccolta del feedback dei dipendenti, che può essere diverso per ogni azienda.

Come utilizzare il feedback in modo efficiente

La raccolta e l’analisi del feedback rappresentano solamente la fase iniziale del processo di miglioramento del livello di soddisfazione dei dipendenti. Infatti, le informazioni apprese grazie ai sondaggi devono essere messe in azione. 

Ecco due elementi da tenere in considerazione per utilizzare il feedback in modo efficace. 

Condividi i risultati con i dipendenti 

Condividere il feedback con i dipendenti è fondamentale per creare una relazione di fiducia. I dipendenti hanno bisogno di essere ascoltati e i loro suggerimenti devono essere implementati all’interno dell’azienda per migliorare il loro livello di soddisfazione. 

Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano che hai analizzato i dati del feedback e che stai sviluppando un piano d’azione per implementare i suggerimenti all’interno dell’azienda. 

Valuta l’importanza delle segnalazioni più frequenti 

La raccolta di feedback dei dipendenti può sollevare problemi complessi. I dipendenti, infatti, potrebbero avere delle esigenze che i dirigenti non possono o non vogliono realizzare. Per esempio, alcuni dipendenti potrebbero sentire di non avere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Allo stesso tempo, i dirigenti potrebbero non concedere ulteriore tempo libero per mancanza di disponibilità economiche. 

Non tutte le aziende hanno le stesse disponibilità di Apple, Google e Facebook, ma è comunque possibile porre delle priorità e lavorare per accontentare le esigenze dei dipendenti nei limiti delle proprie possibilità. 

Ogni azienda deve identificare le questioni più urgenti da affrontare e stabilire il tempo e le risorse necessarie per attuare il progetto. 

Inoltre, è giusto ricordare che anche i piccoli cambiamenti fanno la differenza. Semplici miglioramenti, infatti, possono incrementare il livello di soddisfazione dei dipendenti. 

È  impossibile risolvere ogni problema all’interno dell’azienda, ma la creazione di un feedback loop con i propri dipendenti è il primo passo per realizzare una cultura aziendale basata sulla soddisfazione, ma anche sulla produttività e sull’impegno. 

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